JSJのコラム

履歴書・エントリーシート郵送時のマナー

履歴書・エントリーシート郵送時のマナー

封筒に関するマナー

封筒はA4書類対応・白色を選ぶ

履歴書やエントリーシートのサイズは通常A4です。
封筒もA4書類がそのまま入るサイズを選びましょう。小さい封筒に、履歴書やエントリーシートを三つ折りにしてしまうと、保管するのにファイリングしづらくなるため、印象が良くありません。

また、封筒には茶封筒と白封筒とありますが、応募書類の提出には白封筒を選んでください。というのも、企業には毎日多くの郵便物が届くため、茶封筒では他の郵便物にまぎれてしまう可能性があるからです。白封筒なら、「履歴書在中」「応募書類在中」との朱書きも読みやすく、ひと目で大切な書類とわかります。茶封筒でも問題ないという声もありますが、ここで挙げた理由からも、少し割高でも白封筒に入れて送りたいものです。

宛名は必ず黒のサインペンで書く

封筒に宛名を書く際は黒のサインペンを使用しましょう。
読みやすい太さの文字を書くのに最も適しています。ボールペンでは細すぎて読みにくいですし、マジックでは太すぎるあまり、乱暴な印象を受けてしまいます。筆ペンは一見きれいに見えますが、応募書類の提出という用途に適していません。また、雨が降ったときのことを考えて、油性のサインペンを使いましょう。書類を入れる前に宛名を書けば、裏移りする心配がありません。

封筒の表面の書き方

封筒の宛名は、最初に人事担当者の目に触れるところです。どういった書き方をするかで、あなたの印象が左右されます。丁寧に書くことを心がけてください。

郵便番号を記入します。欄がない場合、そのまま右上に郵便番号を書きましょう。わざわざ赤いペンで枠をつくる必要はありません。宛名は縦書きにします。右側にまず、宛先住所を都道府県名から建物名まで書きます。
会社名は、封筒の中央よりやや右側に書きます。「(株)」などと略してはいけません。「株式会社」というように正しい名称で書いてください。

会社名の次の行に、少し大きめの字で担当部署・課を書きます。担当者名が分かっている場合には、「△△部(△△課)○○様」と書いてください。部署までしか分からない場合は、「△△部(△△課)御中」または「△△部(△△課)採用ご担当者様」で大丈夫です。
最後に、赤色のサインペンで、「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と記します。

封筒の裏面の書き方

左下に自分の住所、名前を縦書きで記入します。表面と同じく都道府県名から建物名までしっかりと書いてください。郵便番号は横書きで書きましょう。

住所の上に縦書きで投函する日付を書いておくと、採用担当者が書類の到着に気付かなかったときでも、早々に送付したことが相手に伝わります。
必要書類をすべて入れたら、糊付けして封をします。封をするのにセロハンテープやホチキスは使いません。封が済んだら「〆」マークを忘れずに書きましょう。

添え状(送り状)に書くべきキーワード

添え状(送り状)とは、書類を企業に郵送する際に、あいさつと一緒に送付内容を知らせる書面のことです。必須ではありませんが、あった方が好印象というものです。なお、企業によっては、募集要項に添え状不要とするところもあります。その指示に従うようにしましょう。

送付状(添え状・送り状)に書くべきキーワード

添え状

①送付日
②宛先(企業名、部署、役職、氏名)
③送付者(自分の住所、連絡先、氏名)
④件名
⑤拝啓+時候の挨拶
⑥本題
⑦敬具
⑧記
⑨送付内容
⑩以上

書類一式はクリアファイルに入れる

履歴書やエントリーシートを郵送する場合、書類一式をクリアファイルに入れて郵送しましょう。
郵送中に封筒が折り曲がったり、雨などで濡れたりしたときに、クリアファイルが中身を保護してくれます。

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阿部 知子