JSJのコラム

基本的なビジネスマナー・電話のかけ方

基本的なビジネスマナー・電話のかけ方

こんにちは。
日本語の壁を就職活動では特に痛感する人も多いようです。
相手が何を言っているのかわからない、自分が言いたいことをどう伝えればいいのかがわからない…。それでは選考においても大きなマイナスになってしまいます。

基本的な敬語や電話のマナーだけでも身に付けていることは強い武器になります。今回は電話のマナーについてご紹介します。

電話の仕方

忙しい時間帯に電話をかけない

企業に電話をする時間は「10:00~11:00、14:00~17:00くらいがおすすめ」です。
 
多くの企業では、始業時間が9:00や10:00です。朝のミーティングをする企業も多いですし、朝一番に確認しなければならない事項がある場合、関係部署や取引先などとやりとりをするのもこの時間に行われます。とにかく慌ただしい時間ですので、急ぎではない電話は迷惑になりやすいので避けてください。
 
11:00~13:00まではランチタイムとして休憩時間にしている会社が多くあります。あなたが連絡をした時に担当の人が不在かもしれません。
 
17:00よりも後になると、営業時間が過ぎている、あるいは夕方のミーティング時間にあてている会社もあります。朝と同じく避けた方がベターです。。というわけで、10時から11時、あるいは14時から17時にかけることをおすすめします。
 
また、電話をかける場所は静かな場所を選びましょう。
 
自分からかけるときにはまず
 
自分が誰なのか
誰に用があるのか
どんな要件なのか
例えば「〇〇大学の◇◇です。面接の件で人事担当の△△さんにお話があるのですが、△△さんはいらっしゃいますか?」といった形です。ポイントは、自分の名前と担当者の名前をゆっくり、ハッキリと伝えることです。
 
留学生のみなさんの名前は、日本人にはなじみが薄く、聞き取り辛いことがあります。電話の対応をしてくれた人が間違えないようにゆっくりと話しましょう。
 
電話を担当者の人に変わってもらったら、もう一度名前を名乗ります。「〇〇大学の◇◇です。面接の件でお電話させていただきました」と、もう一度名前をゆっくりと伝えます。そのあと自分の要件を言いましょう。
 
例えば「○○日に予定していた面接なのですが、学校の授業とかぶってしまい、時間をずらしていただけませんか?」や、「○○時に面接の予定でしたが、電車が遅れているため10分くらい遅れます」といった形ですね。
 
要件を伝えたら、御礼を言って電話を切ります。相手が受話器を置くまで電話をこちらから切らないのがマナーです。

担当者が不在だったとき

上記で電話をかける時間について挙げましたが、担当者が会議中や外出中などの理由でつながらないこともあります。そのときは、席に戻る時間を聞いたうえで、かけ直しましょう。戻る時間を確認してもらった相手には、しっかりお礼を伝えましょう。伝言は、伝え漏れを防ぐためにも、遅刻の連絡など急ぎの用件のみにした方が確実です。

注意すること

ビジネスにおいて「もしもし」という言葉は使いません。日本語で使ってしまいがちですが、会社にかけるときは使わないようにしましょう。
 
また、もしあなたが約束に遅れてしまいそうだと思ったら、その時点で必ず企業に電話をかけます。
例え遅れるかまだ分からない状態でも、5分しか遅れないとしても、連絡は必ずしましょう。「遅れる」ということに対して日本人はとてもシビアです。1分でも遅刻した時、それはあなたがどれだけ優秀でも落とされる原因になってしまいます。
遅刻する場合は、時間に関わらずすぐに電話をします。もし担当者がいなくても、別の人に遅れることを伝えてもらいましょう。
 
いかがだったでしょうか?慣れないうちは、伝えたい内容をメモにしておくと良いでしょう。
電話のマナーを守って印象を良くしましょう。「就職活動でよく使う敬語!」でご紹介した敬語のマナーとあわせて読んでみてください。

電話の例

受付の人が出たら

「お忙しいところしつれいします。わたくし○○大学の△△と申します。本日の面接の件でお電話させていただきました。人事担当の◇◇様はおてすきでしょうか?」

担当者が出たら

「お忙しいところしつれいします。わたくし○○大学の△△と申します。本日13:00から面接の予定だったのですが、電車が遅れているため、10分ほど遅刻してしまいそうです。申し訳ございません」
だいたいここで担当者の人が「分かりました、気を付けてきてください」と言ってくれます。
「申し訳ございません。ありがとうございます。失礼いたします」

ポイントはゆっくりと話すこと、要件を手短に伝えることです。
相手も忙しいですので、要領をえない長い話は止めましょう!

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阿部 知子